Chief Office Manager

L’Humain est au cœur de notre métier !

Pour l’un de ses clients, dans le secteur des finances, TECTRA recherche un Chief Office Manager(H/F).

Missions Principales :

En tant que Chief Office Manager, vous serez le véritable bras droit de la CEO et le pilier administratif d’Opera Capital. Véritable chef d’orchestre de la vie du bureau et de l’agenda opérationnel de la CEO, vous

assurerez la gestion administrative globale, la logistique des équipes, les relations partenaires, les missions RH, ainsi que le bon fonctionnement général de l’entreprise. Ce poste clé exige un très haut niveau

d’exigence, de confidentialité, de rigueur, et une capacité à anticiper les besoins de l’organisation et de la direction. Vous serez responsable de la direction opérationnelle complète de l'entreprise ,

garantissant la performance des fonctions supports, la rigueur des processus administratifs, réglementaires et opérationnels ; Membre clé du Comité Exécutif, vous agirez comme un business partner

stratégique avec un rôle clé dans la gestion de la relation avec les différents partenaires.

1. Gestion administrative & coordination générale du bureau

• Assurer la gestion complète des bureaux : intendance, fournitures, maintenance, contrats prestataires, sécurité, gestion des locaux.

• Superviser l’administration générale et courante : obligations fiscales, legales, sociales, gestion du personnel, suivi RH administratif.

• Gérer les relations avec les bailleurs, partenaires locaux, autorités administratives, cabinets comptables et juridiques.

• Créer, formaliser et suivre des procédures opérationnelles internes (processus RH, administratif, gestion documentaire).

• Structurer et superviser la gestion des futurs bureaux (étude de faisabilité, planification, déploiement, suivi budgétaire).

• Gérer les contrats de maintenance, assurances, prestataires locaux, partenaires opérationnels.

• Veiller au respect des règles fiscales, sociales et légales en lien avec les conseils juridiques.

2. Soutien personnel à la CEO & gestion de l’agenda exécutif

• Gérer l’agenda stratégique, les rendez-vous, les déplacements, les réunions, la coordination des rendez-vous et les priorités de la CEO.

• Organiser et prioriser les engagements professionnels et personnels sensibles.

• Préparer les dossiers de réunions, notes de synthèse, briefings, reporting pour la direction.

• Assurer le soutien logistique aux événements stratégiques et missions officielles.

• Gérer la confidentialité des informations sensibles et la discrétion des missions confiées.

• Préparer les dossiers, notes, briefings, comptes rendus pour la direction générale.

• Assurer un soutien logistique permanent sur les missions de représentation, événements, conférences.

3. Gestion RH, vie de l’entreprise & relations sociales

• Piloter et coordonner la gestion RH opérationnelle et les processus RH administratifs (contrats, onboarding, politique de congés, suivi réglementaire, conformite sociale).

• Assurer et piloter la gestion administrative, opérationnelle et le suivi des prestataires, consultants, et équipes de support (contrats, facturation, suivi administratif, réception, contrôle qualité).

• Veiller au climat social, à la cohésion des équipes, à la gestion des prestations de vie du bureau et à la bonne gestion et exécution des évènements du fonds et du bureau.

• Appuyer et Organiser en coordination avec la direction communication les événements internes et externes : séminaires, réunions stratégiques, team buildings, évènements externes.

4. Gestion des déplacements, missions & logistique internationale, et de la mobilité internationale

• Planifier et Gérer l’organisation complète des déplacements des équipes (billets, hôtels, visas, per diem, hébergements, plannings, coûts, notes de frais, assurance, sécurité, ...).

• Planifier les missions à l’international, suivre les coûts et les validations budgétaires.

• Assurer la coordination des voyages avec les partenaires locaux et internationaux.

• Centraliser les dépenses, assurer leur traitement administratif et comptable.

• Superviser la mobilité internationale, les relocalisations, la gestion des missions terrain.

• Coordonner la logistique des projets inter-bureaux et des missions de représentation institutionnelle.

• Suivre les dépenses associées, assurer la gestion comptable et budgétaire des missions.

5. Supervision des événements stratégiques & opérations spéciales

• Sous la supervision de la direction Communication, piloter l’organisation opérationnelle des événements stratégiques.

• Gérer la logistique complète des événements internes et externes : choix des lieux, prestataires, invitations, coordination des intervenants.

• Suivre l’exécution des événements jusqu’à la clôture : reporting, gestion budgétaire, retours d’expérience.

• Assurer la gestion des partenaires événementiels et des contrats afférents

5. Budget & gestion financière courante

• Gérer les budgets opérationnels et administratif des bureaux, les commandes, les dépenses courantes.

• Superviser et suivre les paiements des fournisseurs et différents prestataires, notes de frais, la trésorerie quotidienne.

• Préparer les états de dépenses consolidés pour le COO.

• Veiller au respect des engagements financiers, au respect du budget prévisionnel et à la bonne gestion des flux administratifs

Compétences 

• 8 à 10 ans d’expérience en office management, gestion de direction générale ou gestion administrative globale, idéalement dans un environnement international ou un fonds d’investissement.
• Expérience démontrée dans la gestion d’agenda de dirigeant, la coordination d’équipes multisites et la gestion complète d’un bureau.
• Maîtrise des outils ERP, gestion administrative RH, suites bureautiques avancées.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Sens aigu de l’organisation, proactivité, autonomie, fiabilité absolue, confidentialité.

Qualités 

• Sens des responsabilités 

• Capacités d’adaptation

• Rigueur