AGENT OPERATIONS NAVIRES (BILINGUE)

MISSIONS:

L’Agent opérations navires aura pour missions principales de :

• Préparer, planifier et suivre les opérations des navires avant, pendant et après l’escale du navire ;
• Assister l’équipage pendant l’escale du navire pour le free pratique avec les autorités douanières, portuaires, etc. et tout autre besoin lié à l’escale ;
• Préparer et organiser la documentation nécessaire et les diffuser aux parties prenantes ;
• Être l’interface avec l’équipage du navire, l’Agence et l’armateur ;
•  Préparer et diffuser les reporting d’escales.
• Il a également pour obligation de participer activement à la démarche Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement (QHSE) du Groupe, et de se conformer aux règles et procédures en vigueur dans l’exécution des tâches, notamment une application stricte des dispositions du code de bonne conduite. Ledit code étant transmis à chaque salarié.

RESPONSABILITES:

• Coordonner et informer toutes les parties concernées par les opérations du navire, y compris les armateurs / clients, l’autorités portuaires et autorités administratives intéressées ;
• Répondre à toutes les demandes des clients (importateurs, exportateurs) concernant l’ETA/ETD du navire ;
• Préparer les formulaires et la documentation requis les autorités portuaires, douanières, de façon générale toutes les parties intéressées ;
• Coordonner les changements d'équipage et la livraison des pièces de rechange, y compris les arrangements de transport, l'hôtel, réservations et les formalités d'immigration.
• Gérer et suivre les services des shipchandlers et faire un contrôle des coûts ;
• Veiller à l’approbation du Commandant pour tous les frais engagés et confirmer par sa signature+cachet ;
• Gérer l’avance au Commandant ;
• Annoncer le navire aux autorités portuaires et à toutes les parties prenantes;
• Communiquer la prévision d'accostage à l’armateur et à toutes les parties intéressées
• Participer à la conférence portuaire quotidienne avec les autorités portuaires (capitainerie) ;
• Préparer le PFDA et demander l'approbation de la Direction Shipping;
• Transmettre au navire les plans de chargement / déchargement à l'opérateur du terminal ou le(s) manutentionnaire(s) du navire
• Organiser la relève d’équipage et coordonner le Meet & Greet;
• S'assurer que charges locales sont facturées aux clients locaux / armateurs et veiller aux paiements ;
• Gérer les armateurs centralisés en coordination avec Afritramp Ptx ;
• Pour les armateurs non centralisés, s’assurer que le pre-funding de la PDFA est réglée avant remise de la clearance au Commandant sinon requérir la validation du management
•  Signaler toutes les activités exceptionnelles à l’équipe compte d’escale pour suivi de la facturation;
• S'assurer que tous services commandés par l'équipage font l’objet de bon de livraison ou facturation qui sont signés et tamponnés par le capitaine;
• Assister le commandant et son équipage pendant l’arraisonnement du navire ;
• Communiquer régulièrement tous les rapports aux armateurs concernant les opérations des navires (daily progress, Ops commenced, Ops completed, etc…)
• Effectuer toutes les tâches pour assister au navire et surveiller les activités vs. la PFDA, demander l’ajustement de la PFDA au besoin ;
• Préparer et transmettre les documents d’escale et TDR à l’armateur après le départ du navire ;
• Etablir le SOF (statement of fact) et faire valider par les parties prenantes (Board, Clients, Armateurs, etc...)
• Effectuer d'autres tâches connexes à la discrétion du responsable des opérations ;

PROFIL :

• Diplôme minimum Bac+3 ou validation des acquis en ou validation des acquis en gestion Shipping ou Logistiques portuaires
• Avoir la maitrise de l’outil informatique (bureautique, Echange de données informatiques, ou validation des acquis en gestion, commerce international, négociation…
• La maîtrise de l'outil informatique et des technologies de l'information et de la communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.
• Maîtrise des Applications usuelles de travail et spécifiques au Groupe, (GATSHIP, logiciels armateurs, outils de gestion administrative, ALFA, …)
• Capacité à travailler dans un environnement d'équipe, ainsi que de manière autonome dans un environnement de travail diversifié.
• Aptitudes relationnelles ;
• Bonne communication avec les autres services et clientèle ;
• Sens de l’organisation & esprit d’initiative
• Esprit d’analyse et rigoureux
• Capacité de d’encadrement
• Capacité à travailler sous pression
• Volontaire et disponible
• Parfaitement bilingue (anglais)