Un Assistant Administratif et Financier

L’Humain est au cœur de notre métier !

TECTRA est aujourd’hui leader du conseil en Ressources Humaines au Maroc. Avec plus de 1000 clients actifs multisectoriels et une force de réseaux de 27 agences partout dans le Royaume, Tectra vous accompagne dans votre recherche d’emploi. 

Pour l’un de ses clients, dans le secteur Humanitaire (ONG) , TECTRA Sénégal recherche un(e)Un Assistant Administratif et Financier , à Dakar .

Missions Principales :

L'Assistant (e) Admin/finance est chargé (e) d'assurer la gestion de la comptabilité et la gestion financière en conformité avec les procédures de l'Organisation et les directives du Chef de Bureau Dakar.

Il/elle doit présenter un rapport journalier de la comptabilité réconcilié avec la caisse, la Coordonner avec l’équipe pour suivre tous les paiements et assurer le suivi des contrats                                                                                                                                                

Compétences 

Gérer la comptabilité du bureau, et coordonner avec le personnel administratif

Assumer la responsabilité de l’administration des comptes de trésorerie, en assurant la conformité aux procédures existantes ; les pénuries ou les vols doivent être signalés, portant la signature conjointe du Chef de Bureau ;

Mettre à jour la situation économique et financière du bureau, en termes de dépenses, crédits, trésorerie et liquidités disponibles ;

Vérifier les rapports financiers intermédiaires, assurer le classement des pièces comptables et soumettre au Chef de Bureau et Coordinateur Régional Financier ;

Être responsable des documents financiers-administratives du bureau ;

Maintenir un système de classement des documents physiques et électroniques ;

Assurer le suivi des différents paiements fournisseurs en collaboration avec la logistique

Assurer l’archivage électronique des documents de la mission dans google drive/IMP et

Faire le suivi avec les admins concernant les documents de leurs bases d’affectation.

Assurer le respect du circuit de validation des achats ;

Assurer le paiement de toutes les factures sous la supervision de le Chef de Bureau;

Contrôler les coûts de fonctionnement du bureau

Apporter un appui pendant les audits des bailleurs de fonds ;

Assurer le suivi des contrats de location pour les magasins, pour les maisons, entrepôts, bureaux (mise à jour et paiements) ;

S’assurer que tous les contrats sont en conformité avec la norme et la loi ;

Maintenir un suivi efficace et assurer un renouvellement en temps opportun si nécessaire ;

S’assurer d’un système bien conçu de classement des documents : tous les accords, contrats, fichiers des employés dans le bureau principal ;

Appuyer la mission pour toutes les questions liées à la gestion du personnel national, plus particulièrement contrôle, suivi et paiement salaire.

Assurer l’enregistrement dans le journal toutes dépenses payées par la banque et

Effectuer les paiements en espèces et autres encaissements conformément aux règles et procédures de l’organisation

Faire un plan de vérification mensuel ou occasionnel pour s’assurer que les bénéficiaires ont eu leurs dus en toutes transparence (déplacement sur terrain, téléphone ou autre moyen nécessaire) ;                                         

Qualités 

Bac +3 en Finance Comptabilité ou gestion

Minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire de préférence dans une ONG

Excellente maitrise des règles comptables et financière

Excellente Maitrise des procédure et règles de fonctionnement des ONG

Une bonne maitrise du Pack Office

Une bonne capacité d’analyse

Aisance relationnelle

Sens de l’écoute

Une bonne connaissance de l’anglais

Ce poste vous intéresse, déposez votre cv plus votre lettre de motivation à l’adresse de recrutement [email protected]  Avant le 10/08/2022.